Organiser une soirée d’entreprise sans faute note ?

Une soirée d’entreprise est souvent le moment idéal pour rencontrer ses collègues dans un contexte détaché du travail quotidien, amenant à plus de détente et de discussions. Cela peut aussi être l’occasion de séduire ou remercier d’autres entreprises ou acteurs avec qui vous collaborez ou souhaitez collaborer.

Voici quelques conseils pour une soirée d’entreprise réussie.

Choisir la ligne directrice de la soirée

La soirée en question doit être organisée pour une raison précise :

• Soirée annuelle de l’entreprise pour remercier les efforts de tous les employés
• Soirée de lancement d’un nouveau produit
• Soirée de « Team Building » pour renforcer les liens entre les collaborateurs
• Célébration d’un succès récent de l’entreprise
• Célébration d’une fusion ou d’un contrat

Le déroulement de la soirée et les animations choisies varieront en fonction de l’objectif choisi, et du budget disponible.

Il convient alors de dimensionner cet événement (combien d’invités ?), d’en définir le public et le ton (plutôt formel, plutôt détendu ?), et bien d’envoyer un carton d’invitation si besoin est.

Le choix de la salle, au sein de l’entreprise ou louée à l’extérieur, doit être fait scrupuleusement, en cohérence avec le style de soirée prévue. Attention, il faut parfois s’y prendre plusieurs mois à l’avance pour réserver une salle.

Choisissez bien la date à laquelle votre soirée aura lieu pour que le plus d’invités possible puissent y être présents.

Si vous misez sur un jour férié ou un pont, beaucoup risqueront d’être partis en week-end.

Quelles animations pour une soirée d’entreprise ?

Quel que soit l’objectif de la soirée, la bonne humeur et la convivialité sont les principaux éléments recherchés. Pour une soirée réussie, dont on se souviendra avec plaisir, il n’y a pas de place pour l’improvisation.

Il est conseillé de faire appel à des animateurs professionnels qui sauront marquer les temps forts de la soirée et veilleront à ce que l’ambiance ne retombe pas.

Vous pouvez faire appel à des entreprises spécialisées dans l’événementiel pour ajouter des animations de qualité dans votre soirée d’entreprise comme par exemple :

• Musique : un groupe de musiciens, dans tous les genres possibles (du classique à l’électro) en fonction du style de la soirée et des invités présents
• Des jeux à faire en groupe pour renforcer l’esprit d’équipe et permettre aux différents membres de mieux faire connaissance
• Un spot d’animation photo, avec un photographe ou un coin à « Selfie », pourquoi pas même avec des déguisements à disposition
• Un numéro d’artiste, comédien, danseur, prestidigitateur, clown, contorsionniste, acrobate…
• Un spectacle de cabaret
• Un coin de réalité virtuelle

Et la liste pourrait continuer tant les possibilités sont multiples. Mais veillez à ne pas vous tromper d’ambiance.

Et si vous comptez parmi vos collaborateurs de nombreux parents, pourquoi ne pas proposer un service de garde sur le lieu de la soirée et pour toute la durée de celle-ci ? Cela leur permettra de venir profiter de la soirée en toute quiétude.

La restauration

Les langues se délient plus facilement autour de bonnes choses à grignoter ou à boire.

La mise en place d’un buffet, apéritif ou dinatoire est quasiment incontournable. Cela demande de la préparation pour choisir le bon traiteur et les bons plats, en fonction de votre budget.

Vous ne voulez pas vous retrouver à court de « petits-fours » en plein milieu de soirée ? Ni d’ailleurs qu’il vous en reste trop sur les bras ? Afin de dimensionner au mieux le buffet, le plus simple est de mettre en place un système d’inscription à la soirée.

Avec un plus gros budget et une salle adaptée, vous pouvez même organiser un dîner avec serveurs. Mais attention, ce n’est pas la même ambiance.

Dans un cas comme dans l’autre il faut prévoir pour tous les goûts : les végétariens ou les personnes qui ne boivent pas d’alcool ne doivent pas se sentir exclus.

Attention à l’abus d’alcool

L’entreprise est responsable de ce qui pourrait se passer au cours de la soirée ou sur le chemin du retour. Pour éviter les problèmes, plusieurs solutions s’offrent à vous :

• Limiter la quantité d’alcool servie, briefer les serveurs pour qu’ils restent attentifs aux risques d’abus
• Désigner un SAM à qui aucun alcool ne pourra être servi
• Demander aux personnes de remettre leurs clés de voiture à l’entrée et ne leur rendre que si l’éthylotest est négatif
• Proposer en contrepartie un système de covoiturage, de taxi ou de navette

Ces quelques conseils vous organiser votre soirée d’entreprise devraient vous permettre de partir dans la bonne direction, afin de créer l’événement le plus réussi possible.