Comment calculer vos frais kilométriques en 2018 ?

Les frais kilométriques représentent vos dépenses concernant vos déplacements réalisées dans un cadre professionnel. Ces frais sont indemnisés grâce à un barème précis ajusté chaque année de manière réglementaire. Pour l’année 2018, celui-ci a été mis à jour le 24 janvier. Les salariés peuvent ainsi calculer leurs dépenses concernant les déplacements professionnels. Ces frais réels sont intégrés dans la déclaration d’impôts des salariés. Ce barème ne peut pas être contrôlé par les conventions collectives. Ainsi, pour simplifier vos démarches administratives, le site Expensya calcule vos frais kilométriques.

Le respect d’une procédure stricte pour le calcul

Fonctionnement du calcul des frais de déplacement

Cette opération permet d’évaluer par le biais d’un forfait le coût d’utilisation d’un véhicule lors du déplacement des salariés. Le barème prend en charge l’ensemble des frais inhérent au véhicule comme l’assurance, les réparations ou encore le carburant. Par contre, il ne prend pas en compte dans son opération les intérêts si la voiture est achetée avec un crédit, les frais liés au stationnement et les péages. Néanmoins, ces frais supplémentaires sont généralement pris en charge par l’entreprise lors du déplacement.

L’opération se base sur deux facteurs pour évaluer le coût :

• Le nombre de kilomètres parcourus en matière professionnelle ;
• La puissance fiscale du véhicule correspondant aux chevaux fiscaux (CV) dans le barème de calcul ;

Un barème est présenté sous la forme d’un tableau pour calculer ces frais. Une opération est à effectuer pour obtenir l’indemnisation à verser au salarié concerné.

L’indemnisation des frais kilométrique : une opération favorable pour le salarié

L’indemnisation des frais correspondant aux déplacements sont appelés frais réels. Ceux-ci ont l’avantage de pouvoir être déduit des impôts sous certaines conditions. Ainsi, l’employeur doit suivre une procédure particulière lors de l’indemnisation de ces frais. Ils doivent être indemnisés et être effectués la même année, c’est-à-dire, durant le même exercice comptable que le paiement des revenus liés à l’activité professionnelle salariée.

Les justificatifs des dépenses liées aux frais réels doivent être conservés pendant trois ans, en cas de contrôle fiscal. Le salarié doit faire apparaître ses frais kilométriques dans un courrier joint à sa déclaration de revenus.

Les avantages de faire effectuer ses calculs par un professionnel

Sécurité et gain de temps sur l’indemnisation des salariés

Pour réaliser le calcul des frais kilométrique, les salariés doivent adresser au préalable, au service comptable leurs notes de frais. Une fois cette opération réalisée, le calcul est à effectuer en suivant un modèle précis.

Pour simplifier cette étape parfois longue et pour vous faire gagner du temps, Expensya élabore un processus rapide et efficace. L’article du site gataka.fr démontre les avantages d’une gestion en ligne de ces tâches administratives. Vos salariés peuvent directement entrer dans le logiciel leur véhicule, le barème concerné et les frais kilométrique qu’ils ont effectué. Le professionnel se charge directement du calcul et adresse au service dédié un rapport sous la forme d’un fichier PDF. Le processus est simple et beaucoup plus rapide. Une équipe qualifiée et compétente est à votre écoute afin de vous guider dans les démarches à effectuer.

Une dématérialisation des démarches administratives efficace

Dématérialiser ses démarches administratives concernant le calcul des frais de déplacement professionnels de ses salariés est une action efficace. En effet, les documents sont conservés de façon numérique, c’est l’arrêté du 22 mars 2017 qui l’instaure (JORF n°0076 du 30 mars 2017). Ce texte est à retrouver sur le site legifrance.gouv.fr. Il permet de conserver ses factures de manière numérique à condition que celles-ci soient numérisées sans aucune modification par rapport à la version originale. Cette tendance à la numérisation touche un large public puisque 92% des entreprises envisagent de passer à un archivage digital dans moins de 3 ans.